「タスクはToDoアプリ、議事録はWord、スケジュールはカレンダー、ちょっとしたメモはスマホの標準アプリ…」。このように情報があちこちに散らばり、探すだけで時間を浪費していませんか？
そんな悩みを解決し、世界中のビジネスパーソンを熱狂させているのが、万能ワークスペース「Notion（ノーション）」です。単なるメモ帳の枠を超え、あなたの仕事道具をひとつにまとめるこのツールの基礎と、劇的に効率が上がるデータベースの活用法を紹介します。
ただのメモじゃない！情報をレゴのように組み立てる新感覚
Notionを開くと、真っ白なページが表示されますが、これまでのメモアプリとは根本的な設計思想が異なります。Notionでは、テキスト、画像、チェックリスト、見出しなど、ページを構成するすべての要素が「ブロック」と呼ばれる単位で扱われます。まるでレゴブロックのように、書いた文章をドラッグ＆ドロップで並べ替えたり、箇条書きをワンクリックでToDoリストに変換したりと、直感的に情報を整理できるのが特徴です。
また、最大の特徴として、ページの中にページを作れるという階層構造があります。フォルダ分けという概念にとらわれず、メインページの中に「プロジェクトAのページ」を作り、その中にさらに議事録・参考資料のページを作る…といった具合に、ウェブサイトのような構造を無限に深掘りしていくことができます。これにより、関連する情報が迷子にならず、常に整理整頓された状態を保てるのです。
脱・散らかり！データベースでタスクとスケジュールを可視化
Notionの真骨頂であり、多くのユーザーが虜になる機能がデータベースです。これはExcelのような表形式でデータを管理できる機能ですが、ただの表ではありません。入力した同じデータを、リスト・カンバンボード・カレンダーなど、ワンクリックで様々な「ビュー（見え方）」に切り替えることができるのです。
例えば、タスク管理のデータベースを作っておけば、普段は期限順に並ぶリストで確認し、チームで進捗を確認する時は、カンバンボードに切り替え、全体のスケジュールを見たい時はカレンダー表示にする、といった使い分けが可能です。
わざわざ別のカレンダーアプリに予定を書き写す必要はありません。タスク一つひとつに担当者や重要度のタグを付けたり、議事録とタスクを紐付けたりと、情報のハブとして機能します。
仕事も趣味もこれ一つ！読書記録や習慣トラッカーへの応用
ビジネスシーンだけでなく、プライベートの管理にもNotionは最適です。例えば「読書記録」データベースを作れば、本の表紙画像を表示させてギャラリーのように並べたり、未読・読了のステータスでフィルタリングしたりできます。感想や心に残ったフレーズも、その本のページ内にたっぷりと書き込めるため、自分だけのデジタル書斎が出来上がります。他にも、毎日の運動や学習を記録する「習慣トラッカー」や、行きたい場所リストなど、使い方はアイデア次第で無限大です。
高機能すぎて難しそうと感じるかもしれませんが、心配はいりません。世界中のユーザーが作成したテンプレートが数多く公開されており、自分の目的に合ったものを複製するだけで、すぐに使い始めることができます。
まずは公式のテンプレートギャラリーから「ToDoリスト」や「ミーティング議事録」を選んで、情報を一箇所に集める快適さを体験してみてください。Notionは、あなたの頭の中を整理し、拡張してくれる第二の脳となってくれるはずです。